Kustannustietoisuutta julkisella sektorilla – Ilmatieteen laitos

Mikko Varila Kannattavuus, Matemaattinen optimointi, Tiedon hyödyntäminen

Julkisen sektorin kustannukset ovat olleet runsaasti esillä kuluvalla vaalikaudella, kun hallitus on pyrkinyt kuromaan kestävyysvajetta umpeen. Pääosan huomiosta ovat vieneet Sote ja aktiivimalli, joihin osaltaan liittyy merkittäviä etuisuuksien ja palveluiden aiheuttamien menojen vähennyksiä (…tai ainakin vähennystavoitteita). Vähemmän näkyvää kustannustehokkuuden kehittämistä tapahtuu kuitenkin huomattavasti laajemminkin julkisen sektorin virastoissa ja laitoksissa, jotka kukin kantavat kortensa kekoon taloutta tasapainotettaessa.

Kustannustehokkuutta parannettaessa huono periaate – oli kyse sitten julkisesta tai yksityisestä toiminnasta – on leikata kaikesta tasaisesti ”juustohöylällä”. Pahimmillaan tällöin heikennetään työskentelyn edellytyksiä siellä, missä toiminta on jo enemmänkin kuin tehokasta. Ja vastaavasti hukataan mahdollisuuksia toisaalla, missä kehitettävää oikeasti olisi.

Toiminnan kustannustehokkuuden arviointi onkin yksi syy, miksi julkisella sektorilla tarvitaan kustannustietoisuutta ja kustannuslaskentaa. Erilaiset tuottavuuden ja tehokkuuden mittarit muodostavat arvioinnin perustan. Mittarit taas vaativat kustannustietoa, jota ei löydy suoraan kirjanpidosta, vaan sitä on erikseen laskemalla tuotettava. Laskenta on parhaimmillaan toimintolaskentaa, jonka avulla saadaan määriteltyä tarkasti tuotosten kustannukset tekemisen kautta. Tämänkaltainen laskenta on erityisen tarpeellinen laitoksille, jotka tarjoavat palveluita muille organisaatioille, sillä se mahdollistaa myös oikeudenmukaisen ja läpinäkyvän hinnoittelun.

Julkisen sektorin virastojen ja laitosten kustannuslaskenta ei ole aina ollut riittävällä tasolla. Valtiontalouden tarkastusvirastojen kertomuksia lukiessa törmää monen organisaation kohdalla mainintoihin ”tuloksellisuuden mittaamisen puutteellisuudesta”.

Yksi laitos on kuitenkin erottautunut kustannuslaskennan saralla edukseen jo parin vuosikymmenen ajan. Ilmatieteen laitos on toiminut positiivisena esimerkkinä siitä, että myös julkisella sektorilla voidaan seilata kustannustietoisuuden aallonharjalla.

Ilmatieteen laitos tuntee sään lisäksi kustannukset

 

Ilmatieteen laitos tunnetaan asiantuntevista sääpalveluistaan ja tutkimustoiminnastaan. Se on kuitenkin julkisella sektorilla edelläkävijä myös kustannustietoisuudessa. Jo vuonna 1995 ensimmäisen kerran pilotoitu toimintolaskenta on vuosien varrella laajennettu koko organisaatioon. Alun perin toimintolaskenta otetiin käyttöön maksullisen toiminnan tarpeisiin. Nykyisin käyttö on laajentunut siten, että kustannuksia raportoidaan myös ministeriölle, rahoittajille ja muille sidosryhmille.

Yksi keskeisimmistä toimintolaskennan hyödyntämiskohteista on palveluiden hinnoittelu. Sen avulla pystytään osoittamaan, että palvelut ja suoritteet tuotetaan kustannustehokkaalla tavalla kilpailulainsäädäntöä noudattaen. Laskentajärjestelmästä saadaan raportoitua kustannukset hinnoittelua varten kattavasti muun muassa tuotteittain ja asiakkaittain.

Toimintolaskennan tuottamaa tietoa hyödynnetään myös sisäisessä johtamisessa – etenkin projektien kannattavuuksia seurattaessa. Lisäksi järjestelmällä saadaan tuotettua tietoa tuottavuuden mittausta varten, sillä se pitää sisällään niin panos- kuin tuotostiedotkin. Kun kaikki ydintoiminnot ovat mitattavia, erilaisten prosessien kustannusten ymmärtäminen helpottuu, ja tätä kautta saadaan tehostettua toimintaa.

Suhtautuminen järjestelmään on ollut myönteistä niin organisaation sisällä kuin sen ulkopuolellakin. Kattava tuntemus toimialan kustannusrakenteesta on eduksi muun muassa budjettineuvotteluissa, kun tiedetään kuinka paljon toiminnasta pitäisi kattaa budjettirahalla ja kuinka paljon ulkopuolisella rahoituksella.

Kuukausittain ajettavan laskennan ylläpito vaatii erilaisten ajuritietojen, muun muassa työajanseurantatietojen, käsittelyä ja työllistää yhden henkilön täysiaikaisesti. Lisäksi järjestelmää on kehitetty ajoittain organisaatiorakenteiden tai kohdistusperiaatteiden muuttuessa. Järjestelmään ollaan tyytyväisiä, sillä mallin nähdään kuvaavan hyvin kustannusten aiheuttamisperiaatetta, ja sen tuottamaan tietoon voidaan luottaa.

Avarealla on ollut ilo olla mukana Ilmatieteen laitoksen kustannuslaskennan kehittämisessä. Otathan yhteyttä, jos sinunkin organisaatiossasi halutaan tuntea kustannukset paremmin – parantamalla liiketoimintaa saadaan viivan alle plus-merkkiä kasvavissa määrin!

Blogi-postauksetUutisia analytiikastaLue lisää osaamisestamme!Lue lisää palveluistamme!