Kustannuslaskenta on kommunikaatiota

Mikko Varila Analytiikka, Asiakasanalytiikka, Kannattavuus

Tutustuin kustannuslaskentaan ensimmäisen kerran yli viisitoista vuotta sitten nuorena opiskelijana ja tutkimusapulaisena. Toimintolaskenta (Activity-Based Costing, ABC) oli vielä silloinkin sisäisen laskentatoimen ja ylipäänsä liikkeenjohdon hypealueita, ja siitä kirjoitetuissa julkaisuissa riitti pureskeltavaa. Vaikka pääsin mukaan myös käytännön yritysprojekteihin, toimintolaskennan teoriataustassa oli runsaasti mielenkiintoisia kulmia, jotka tuntuivat silloin menetelmän ytimeltä ja keskeisimmältä haastekentältä.

Jos pääsisin nyt ajassa takaisin kertomaan tuolle tutkijan ja konsultin alulle kustannuslaskennasta, painottaisin ehdottomasti enemmän kommunikaation merkitystä. Teoriatausta on eittämättä hallittava, mutta merkittävimmät haasteet – ja yhtä lailla onnistumiset – kustannuslaskentahankkeissa syntyvät kommunikaatiosta.

Ison kustannus- ja kannattavuuslaskentaprojektin toteuttaja joutuu satoja kertoja kommunikoimaan, miksi se, mitä ollaan tekemässä, on tärkeää. Kyse voi olla koko hankkeen myymisestä kohdeyritykselle tai ajan pyytämisestä yksittäiseltä henkilöltä projektiin tarvittavaa asiantuntemusta varten. Perustelu ei tällöin tapahdu teoreettiseen oikeellisuuteen nojaten, vaan käytännön hyödyillä ja kuvauksilla, jotka myös muut kuin laskentatoimen asiantuntijat ymmärtävät. Edes pitkässä projektissa ei saa turtua ajattelemaan, että hyödyt ovat kaikille itsestään selviä, sillä jokaisessa palaverissa saattaa olla joku, jolle asia on täysin uusi.

Kun päästään varsinaisen kustannusmallinnuksen ääreen, kommunikointitarve liittyy vahvasti tasapainoiluun mallinnuksen oikeellisuuden ja käytännön toteutettavuuden välillä. Lähtökohtaisesti kustannuksia pyritään kohdistamaan niillä perusteilla, jotka kustannuksia kulloinkin aiheuttavat (valmistetut kappaleet, käytetty aika, toimitetut tilaukset jne.). Jatkuvasti on kuitenkin pidettävä mielessä myös se, että laskentajärjestelmää on ylläpidettävä kuukaudesta toiseen. Automaattisesti saatavilla oleva suhteellisen oikea data on usein parempi vaihtoehto kuin teoreettisesti täysin oikea, jota kukaan ei pysty ylläpitämään.

Kustannusmallinnukseen liittyy paljon myös organisaatioyksiköiden ja jopa henkilöiden suorituskykyyn liittyviä näkökulmia, jotka luonnollisesti herättävät mielipiteitä – ja kommunikointitarvetta. Lähtökohtaisesti kustannus on negatiivinen asia, jota kukaan ei mielellään myönnä aiheuttavansa. Siksi hyväksyntä laskentasäännöille edellyttää, että esimerkiksi tukitoimintojen jakamisen periaatteet on vastaanottavien yksiköiden kanssa huolella kommunikoitu. Toisinaan esimerkiksi hyvin yleisluonteisia kustannuksia jaettaessa on tärkeää kommunikoida, että tällaisten kustannusten osalta kyse on pikemminkin teknisestä jakamisesta kuin yksikön itsensä aiheuttamasta kustannuskuormasta.

Kustannuslaskenta on parhaimmillaan jatkuvaa toimintaa, mikä edellyttää pitkälle vietyä automatisointia ja integraatiota erilaisiin datalähteisiin. Tässä tarvitaan vahvasti IT-organisaation tukea, jotta tietokannoista saadaan juuri halutut tiedot halutuilla rajauksilla. On sanomattakin selvää, että liiketoiminnan ja taloushallinnon luomat määritykset on tällöin osattava kommunikoida henkilöille, jotka näkevät vastaavat tietotarpeet tietokantatauluina ja SQL-lauseina. Näin saadaan myös IT:n puolelta oikeasti sitä, mitä haluttiinkin.

Kustannusinformaatio ei tuota hyötyjä, ennen kuin päätöksentekijä sisäistää sen, löytää sen avulla parannuskohteita, ja tekee tältä pohjalta parempia päätöksiä. Tulosten raportointi ja visualisointi tarkoituksenmukaisella tavalla ja sopivia kanavia pitkin on niin ikään kommunikoinnin osa-alue, jota ei tule kustannuslaskennan osalta väheksyä. Modernit visualisointityökalut mahdollistavat porautumisen pitkissä kustannuskohdistusketjuissa havainnollisella tavalla, ja sietävät myös suuria datamääriä, joita laskennan tuloksena tyypillisesti muodostuu. Toki tulosten tulkinta vaatii myös ymmärrystä, joka on paikallaan kommunikoida kouluttamalla.

Kustannuslaskenta on siis jatkuvaa kommunikaatiota valmistelusta päätöksentekoon. Kommunikaatiotulvan keskellä on tärkeää muistaa myös dokumentoida käydyt workshopit ja keskustelut huolella, jotta niistä jää jälki myös myöhempää tarkastelua varten. Tätä osaava projektipäällikkömme on onneksi kommunikoinut ahkerasti allekirjoittaneelle, joka muutoin olisi saattanut sen laiminlyödä.

Mikäli haluat kuulla enemmän kustannuslaskennasta, ota yhteyttä, ja kommunikoidaan lisää!

 

Mikko Varila

Profitability Analytics Lead Consultant

+358 40 7050 105

 

Blogi-postauksetUutisia analytiikastaLue lisää osaamisestamme!Lue lisää palveluistamme!