Itsepalveluraportointi: uhka vai mahdollisuus?

Hannu Muurinen Analytiikka, BI, BI-työkalut

Perinteisen BI:n sisäisessä raportoinnissa vakioraportoinnin aika alkaa olla ohi.  Se on jäänne aikakaudesta, jolloin raportit piti saada tulostettua tai jaettua pdf-tiedostona. Nyt yleensä riittää, että tarvittavat tiedot ovat saatavilla ja esitettävissä, eikä tiedon umpikuja tule heti vastaan, kun haluaa vaihtaa näkökulmaa tai porautua tarkemmalle tasolle.

Modernit BI-työkalut tuovat joustavuutta loppukäyttäjille: itsepalveluraportointi, uudet tietolähteet, omat tietomallit, laajat tiedon julkaisumahdollisuudet, toimivuus kaikissa päätelaitteissa kaikissa verkoissa ja paljon muuta – joskus ehkä liikaakin. Pahimmassa tapauksessa edessä on vastaava tilanne kuin takavuosina, kun jokaisella käyttäjällä oli jäykän raportointijärjestelmän rinnakkaisjärjestelmänä omat offline-excelit ja omat luvut. Ei liene myöskään tarkoitus, että liiketoiminnan asiantuntijat siirtyisivät kokopäivätoimisiksi raportinkehittäjiksi.

Uuden BI-työkaluohjelmiston hankinnan lisäksi tulisikin kehittää IT:n ja liiketoiminnan yhteinen hallintamalli, jonka avulla itsepalveluraportointi on tehokasta ja pysyy kontrollissa ja mielellään myös joustavuudesta jäisi jotakin jäljelle.

Hallintamallissa pitäisi ottaa kantaa ainakin seuraaviin asioihin:

1. Tiedonkeruu ja tietovarannot

Kokonaisvaltainen näkemys asiakkaasta tai tuotteesta vaatii yleensä eri lähteissä olevan tiedon yhdistämistä. Miten raakadata tietolähteistä kerätään tietokantaan, esimerkiksi tietovarastoon? Yhä enemmän tietoa noudetaan oman organisaation ulkopuolelta pilvipalveluista ja sosiaalisesta mediasta, eikä sen lataaminen palveluntarjoajan rajapinnasta automaattisesti ole aina triviaalia. Kuka omistaa tiedon ja vastaa sen laadusta?

2. Hyödyntämisrajapinta

Toimivan itsepalveluraportoinnin ydin on, että hyödyntämisrajapinta on tehokäyttäjille käyttäjäystävällinen

  • Uudelleenkäytettävä ja laajennettavissa oleva hyödyntämisrajapinta (tietokanta tai tietomalli) tulisi tarjota raportointikäyttäjille siten, että itsepalveluraportointi olisi mahdollista kohtuullisella perehdytyksellä.
  • Olemassa olevasta tietosisällöstä ja laskentasäännöistä on tehty sanasto, dokumentointi ja liiketoimintasääntöjen kuvaus.
  • Hyödyntämisrajapinnan kehittämiselle ja muutoshallinnalle on olemassa malli.

3. Tietoturva ja käyttöoikeudet

Modernilla BI-työkalulla on helppo jakaa tietoa omalle organisaatiolle. Miten tieto jaetaan eteenpäin siten, että käyttöoikeudet tietoon pysyvät? Mitä pitää ottaa huomioon, kun tieto tallennetaan tai julkaistaan pilveen?

4. Koulutus, ohjeistus ja tuki

  • Perehdytetään tehokäyttäjät raporttien kehittämiseen: perusasiat tilastollisista käsittelystä, visualisoinnista ja luonnollisesti käsiteltävästä aihealueesta.
  • Tehdään ohjeistus BI-työkalun tietomallin ja raporttien julkaisuprosessista ja muutosten hallinnasta
  • Kuvataan malli loppukäyttäjätuesta käyttöönottovaiheen jälkeen
  • Muistetaan, että kaikki eivät ole tehokäyttäjiä: Järjestelmän tulisi palvella myös satunnaiskäyttäjiä, jotka saisivat tarvitsemansa tiedot helposti ja yksinkertaisesti ilman monimutkaisia hakuja.

Hannu Muurinen
Senior Consultant

 

Blogi-postauksetUutisia analytiikasta

Lue lisää osaamisestamme!Lue lisää palveluistamme!